Hoe je een motivatiebrief schrijft in 8 eenvoudige stappen: Gids 2022

Leer hoe je eenvoudig een professionele motivatiebrief maakt met onze stapsgewijze handleiding. Of je nu een motivatiebrief wilt schrijven zonder werkervaring of een open sollicitatiebrief. Geen zorgen, dit artikel behandelt alles wat je moet weten over het schrijven van een goede motivatiebrief. Je hoeft nooit meer op zoek naar een voorbeeld van een motivatiebrief!

Je vraagt je misschien af waarom je een motivatiebrief moet toevoegen aan je sollicitatie. Tegenwoordig is een motivatiebrief verplicht. We geven je eenvoudige stappen met voorbeelden, een paar extra tips en antwoorden op veelgestelde vragen, zodat je brief in topvorm is en het schrijfproces zo soepel mogelijk verloopt.

Belangrijkste punten op een rij:

1. Wat is een motivatiebrief en waarom is die belangrijk?
2. Indeling van een motivatiebrief
3. Hoe je een motivatiebrief schrijft in 8 stappen
4. Je motivatiebrief versturen
5. 6 tips voor de perfecte motivatiebrief
6. Belangrijkste takeaways

Wat is een motivatiebrief en waarom heb je er een nodig?

Een motivatiebrief is een kort Word-document dat je samen met je cv naar een hiring manager of recruiter stuurt. Waarom heb je een motivatiebrief nodig als je al een cv hebt? Een motivatiebrief verschilt van een cv doordat hij specifiek is geschreven met de functie waar je op solliciteert in gedachten, zodat je bepaalde aspecten kunt benadrukken die jou geschikt maken voor de rol.

Als hij goed is geschreven, kun je met een motivatiebrief direct laten zien hoe jouw vaardigheden en werkervaring aansluiten bij de specifieke functie die je ambieert. Je kunt de lezer ook laten merken dat je aardig, uniek en een waardevolle toevoeging aan het team zou zijn.

Wanneer heb je een motivatiebrief nodig?

Als je een cv indient voor een baan, moet je altijd een motivatiebrief meesturen. Een vacaturetekst moet echter aangeven of een motivatiebrief wel of niet bij je cv moet worden gevoegd. Als je er een meestuurt terwijl dat niet is gevraagd, kan een potentiële werkgever hem overslaan en direct naar je cv gaan, of denken dat je slecht bent in het opvolgen van eenvoudige instructies.

Als je geen motivatiebrief meestuurt, kun je een korte introductie toevoegen aan het begin van je cv (als er ruimte is). We behandelen introducties in onze gids voor het schrijven van een cv.

Als een vacaturetekst geen melding maakt van een motivatiebrief, voeg er dan toch een toe voor de zekerheid. Als schrijven een belangrijk onderdeel van de functie is, is dit een uitstekende gelegenheid om je vaardigheden te laten zien.

Als je online solliciteert, kun je de brief als e-mail versturen of een papieren exemplaar meesturen met je papieren sollicitatie.

Hoe begin je een motivatiebrief?

Allereerst moet je onderzoek doen. Neem de tijd om de functie waar je op solliciteert en het bedrijf te onderzoeken en gebruik deze informatie om je motivatiebrief af te stemmen op de vacature. Je moet de missie van het bedrijf, concurrenten, doelmarkten, de functie en de vereiste vaardigheden kennen voordat je een motivatiebrief schrijft.

Indeling van een motivatiebrief

Motivatiebrieven en cv’s worden in 2022 zelden als papieren exemplaren verstuurd, en dat is al een tijd zo, maar de motivatiebrief moet nog steeds formeel worden geschreven, net als elke andere zakelijke brief, digitaal of niet. Hoewel er geen vaste regels zijn voor het schrijven van een motivatiebrief, is het essentieel dat de tekst goed loopt als je recruiters wilt imponeren.

Je hoeft niet creatief te zijn of goed te kunnen schrijven. Volg gewoon onze stappen en je hebt een perfecte motivatiebrief. Dit is de basisstructuur, die we verderop uitgebreider behandelen.

1. Je contactgegevens toevoegen
2. De hiring manager aanspreken
3. Je voorstellen
4. Tweede alinea: laten zien hoe het bedrijf profiteert van het aannemen van jou
5. Derde alinea: wat kun jij voor het bedrijf doen?
6. Formele afsluiting: je interesse herhalen

Hoe schrijf je zo’n brief? Zo schrijf je een motivatiebrief in acht eenvoudige stappen.

8 stappen om je motivatiebrief te schrijven

Hoe ziet een goede motivatiebrief eruit? Gebruik deze acht stappen om een sjabloon te maken dat je voor elke functie kunt aanpassen.

Stap 1: Koptekst met contactgegevens

Begin je motivatiebrief met een contactgegevenssectie, net als bij een cv, is essentieel. Dit is alle informatie die je moet opnemen:

1. Volledige naam
2. Telefoonnummer
3. E-mailadres
4. Datum
5. Naam van de hiring manager/zijn of haar professionele functietitel
6. Naam van het bedrijf waar je op solliciteert

In sommige gevallen kun je ook overwegen toe te voegen:

1. Elk type socialemediaprofiel dat relevant is voor je vakgebied. LinkedIn, GitHub (voor developers), Medium (voor schrijvers) en andere socialemediaprofielen
2. Je kunt je persoonlijke website vermelden als die op een of andere manier waarde toevoegt aan je sollicitatie. Als je bijvoorbeeld een professionele schrijver bent, kun je een link naar je blog toevoegen.

Dit moet je niet opnemen in je koptekst:

1. Je volledige adres
2. Onprofessioneel e-mailadres – Gebruik bij sollicitaties een e-mailadres met je voor- en achternaam.

Stap 2: De hiring manager aanspreken

Nadat je je contactgegevens correct hebt vermeld, begin je met de inhoud van de motivatiebrief. De eerste stap is de motivatiebrief adresseren aan de hiring manager. Als je weet wie de hiring manager is, spreek je de motivatiebrief specifiek tot hem of haar.

Wat zet je in een motivatiebrief als je de naam van de ontvanger niet weet?

Als je de naam van de ontvanger niet weet en je je afvraagt hoe je een motivatiebrief opent, gebruik dan een van de meest gebruikte formele begroetingen: ‘Beste hiring manager’ of ‘Beste selectiecommissie’. Begroetingen zoals ‘To Whom It May Concern’ of ‘Geachte heer/mevrouw’ zijn te ouderwets voor een motivatiebrief, terwijl begroetingen zoals ‘Hoi!’ en ‘Hallo daar’ altijd te informeel zijn.

Stap 3: Eerste alinea

Hier stel je jezelf voor. Eerste indrukken zijn belangrijk, vooral bij het zoeken naar een baan. Recruiters ontvangen honderden, zo niet duizenden sollicitaties. Ze lezen waarschijnlijk niet elke motivatiebrief van begin tot eind.

Daarom is het cruciaal om direct in de eerste alinea hun aandacht te trekken. Om de aandacht van de lezer echt te pakken, begin je met 2-3 van je belangrijkste prestaties. Deze prestaties moeten idealiter zo relevant mogelijk zijn voor de functie. Het doel van de brief moet in de openingszin worden vermeld. Vermeld vervolgens de functie waar je op solliciteert, waar je de vacature hebt gezien en wanneer je kunt beginnen.

Stap 4: Tweede alinea

Laat zien hoe het bedrijf profiteert van het aannemen van jou. Benadruk relevante werkervaring en laat zien hoe je vaardigheden aansluiten bij de specifieke eisen uit de vacaturetekst. Noem eventuele andere kwaliteiten en leg uit hoe die het bedrijf kunnen helpen. Voordat je iets schrijft, moet je echter weten wat de belangrijkste functie-eisen zijn. Open daarom de vacaturetekst en beoordeel welke verantwoordelijkheden het belangrijkst zijn.

Stap 5: Derde alinea

Wat kun jij voor het bedrijf doen? Ben je de ideale kandidaat? Dit is je kans om te laten zien wat je voor het bedrijf kunt betekenen. Schets je carrièredoelen (specifiek voor de functie waar je op solliciteert) en werk belangrijke punten uit je cv verder uit, met voorbeelden om je vaardigheden te onderbouwen. De HR-manager kijkt niet alleen of je goed bent in je werk. Ze willen de juiste persoon, iemand die past bij de bedrijfscultuur. Je moet de HR-manager ook overtuigen dat je enthousiast bent om met hen samen te werken.

Pas eerst alles toe wat je via je onderzoek over het bedrijf hebt geleerd. Je wilt bijvoorbeeld weten: wat is het businessmodel van het bedrijf? Welk product verkopen ze? Heb je het zelf gebruikt? Wat is de cultuur? Bedenk vervolgens wat je leuk vindt aan het bedrijf en vertaal dat naar tekst.

Stap 6: Laatste alinea

Herhaal je interesse in de functie en geef aan dat je graag een sollicitatiegesprek wilt. Rond eventuele punten af die in de vorige alinea’s niet aan bod zijn gekomen. Heb je nog iets anders te zeggen? Is er nog iets wat de recruiter kan gebruiken om een beslissing te nemen?

Bedank de hiring manager ook voor het lezen van je sollicitatie. Vriendelijk zijn kan nooit kwaad, zolang je niet al te afhankelijk overkomt. De laatste zin van je motivatiebrief moet een call-to-action zijn. Vraag de recruiter om namens jou actie te ondernemen.

Stap 7: Handtekening & formele afsluiting

Rond je motivatiebrief ten slotte af met een professionele afsluiting. Als je de naam van de recruiter weet, sluit je af met ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Hoogachtend’ als je die niet weet, en voeg je je naam eronder toe. Vergeet niet je motivatiebrief met de hand te ondertekenen als je hem print. Voeg gerust een digitale handtekening toe als je je creatief voelt.

Stap 8: Hoe je een motivatiebrief opmaakt

Je motivatiebrief moet er verzorgd uitzien, bondig en to-the-point zijn.

1. Zorg dat je contactgegevens rechts uitgelijnd zijn. De rest van de tekst moet links uitgelijnd zijn
2. Gebruik enkele regelafstand of 1,15 regelafstand doorlopend.
3. Gebruik dubbele spaties tussen alinea’s.
4. Gebruik een vergelijkbare template als je cv.
5. De lengte mag niet meer dan één pagina (A4) bedragen.
6. Gebruik een professioneel lettertype zoals Helvetica of Calibri.
7. Verstuur de motivatiebrief als PDF-bijlage.

Herlezen en reviseren

Controleer je motivatiebrief meerdere keren op spelling-, grammatica- en taalfouten voordat je hem indient. Hardop lezen kan helpen om onhandige formuleringen of te lange zinnen te ontdekken. Er zijn een paar veelgemaakte fouten die we allemaal vaak over het hoofd zien, dus lees langzaam en zorgvuldig, woord voor woord. Controleer nogmaals de spelling van de naam van de hiring manager als die in de aanhef staat.

Je motivatiebrief versturen

Als je je motivatiebrief als bijlage per e-mail verstuurt, zorg er dan voor dat je de PDF-extensie gebruikt. Zo kan elke computer het bestand bekijken en blijft al je opmaak behouden.

Als je je motivatiebrief als tekst in de e-mail moet zetten, moet je een iets andere aanpak hanteren. Werkgevers accepteren niet altijd e-mailbijlagen. In die gevallen kopieer je je cv gewoon in je e-mailbericht. Verwijder de uitgebreide opmaak en gebruik een eenvoudig lettertype. Vermijd HTML, omdat je niet weet welk e-mailprogramma de recruiter gebruikt. Houd je bericht eenvoudig. De recruiter ziet een opgemaakt bericht mogelijk niet hetzelfde als jij.

6 tips voor de perfecte motivatiebrief

Omdat werkgevers vaak veel sollicitaties per vacature ontvangen, moet je ervoor zorgen dat je motivatiebrief een goede indruk achterlaat. Hier zijn enkele tips om succesvol te zijn:

1. Houd het kort en bondig: er zijn altijd uitzonderingen, maar ga niet over één pagina met je motivatiebrief.
2. Relevante vaardigheden: benadruk je meest relevante vaardigheden en expertise om je te onderscheiden van andere sollicitanten.
3. Stem je motivatiebrief af op het bedrijf: herschrijf je motivatiebrief voor elk bedrijf waar je solliciteert. Gebruik dit als sjabloon dat je gemakkelijk kunt aanpassen. Een generiek sjabloon naar alle sollicitaties sturen levert zelden goede resultaten op en recruiters merken een gebrek aan tijd en moeite al van verre.
4. Professionele toon: gebruik passende taal en toon. Houd een professionele toon aan en gebruik de trefwoorden die de potentiële werkgever in de vacaturetekst gebruikt.
5. Opmaak: gebruik hetzelfde lettertype en dezelfde grootte als je cv en print het op hoogwaardig wit papier als je het per post verstuurt of afgeeft.
6. Geef voorbeelden: laat in je motivatiebrief met concrete bewijzen of voorbeelden zien hoe en wanneer je je vaardigheden en werkervaring hebt toegepast.

Belangrijkste takeaways voor een effectieve motivatiebrief

Motivatiebrieven kunnen intimiderend en tijdrovend zijn, maar hopelijk heb je nu nuttige inzichten en tips gekregen die je helpen om je motivatiebriefsjabloon snel te schrijven. Vergeet niet om alles wat hieronder staat in je motivatiebrief op te nemen om hem te laten opvallen:

1. Maak een koptekst voor je motivatiebrief.
2. Spreek de ontvanger professioneel aan
3. Begin de eerste alinea van je motivatiebriefsjabloon met een sterke openingszin.
4. Leg in de volgende alinea uit hoe je vaardigheden en kennis het bedrijf ten goede komen.
5. Herhaal je enthousiasme voor de functie en het bedrijf.
6. Sluit je motivatiebrief formeel af.

Als je de richtlijnen in dit artikel volgt, ben je een stap voor op veel andere sollicitanten die in 2022 op functies solliciteren. Vergeet het voorbeeld van een motivatiebrief en het sjabloon dat je nergens bracht. Nu je weet hoe je een motivatiebrief schrijft, ben je een stap dichter bij het krijgen van een sollicitatiegesprek.

Als je onze cv-schrijfgids nog niet hebt gelezen, vind je die hier: Hoe je een cv schrijft: De ultieme gids 2022.

Succes met solliciteren!

Volg onze carrièredagblog & carrièreservice om op de hoogte te blijven van het laatste carrièreadvies!