Hoe schrijf je een ontslagbrief

Je hebt besloten om je baan op te zeggen of een carrièreswitch te maken en je wilt op een positieve manier vertrekken. Het geven van voldoende opzegtermijn en het beleefd informeren van mensen zijn de eerste stappen om dit te bereiken. Dus, moet je een ontslagbrief sturen? Zo ja, aan wie stuur je die? En wat moet je zeggen?

Maak je geen zorgen als je overweegt om ontslag te nemen maar niet weet hoe. Je hoeft alleen maar te leren hoe je een formele ontslagbrief schrijft.

In dit artikel delen we tips voor het schrijven van een korte, eenvoudige ontslagbrief en bieden we voorbeelden die je kunt gebruiken als referentie bij het opstellen van je eigen brief.

Belangrijkste punten in één oogopslag:

1. Wat moet ik doen als ik ontslag wil nemen?
2. Wat moet ik in mijn ontslagbrief vermelden?
3. Sjabloon voor een ontslagbrief
4. Moet ik een ontslagbrief of een ontslagmail schrijven?
5. Moet ik de volledige opzegtermijn werken?
6. Wat moet ik uit mijn ontslagbrief weglaten?
7. Wanneer moet ik mijn ontslagbrief indienen?
8. Wat is 'tuinverlof' bij ontslag?
9. Is het nodig om beleefd te zijn bij ontslag?
10. Top tips voor het schrijven van een eenvoudige ontslagbrief
11. Belangrijkste takeaways

Wat moet ik doen als ik ontslag wil nemen?

Om je baan op de juiste manier op te zeggen, moet je het schriftelijk vastleggen. Als je recent een nieuwe baan hebt aangeboden gekregen, accepteer die dan zo snel mogelijk zodat je een startdatum kunt vaststellen. 

1. Vermijd lange uitleg; als je iets van je af moet zetten, al is het professioneel, dan kun je dat doen in een privé-gesprek met je manager.
2. Pas het aan je contract aan: door aan te tonen dat je de voorwaarden van je contract hebt overwogen, laat je zien dat je beslissing goed doordacht is en voorkom je onaangename verrassingen.
3. Houd een professionele toon aan – ook als je bevriend bent met je manager, onthoud dan dat een ontslag op de juiste manier moet worden afgehandeld. Spreek je manager formeel aan.

Wat moet ik in mijn ontslagbrief vermelden?

Als je ontslag neemt, is het belangrijk dat je dat op een elegante en professionele manier doet. Je hoeft echter geen lange uitleg te geven. Houd je brief of e-mail kort en bondig.

Hieronder een overzicht van wat je in je brief moet opnemen:

1. Je voornemen om ontslag te nemen: Begin je ontslagbrief met het vermelden van je voornemen om ontslag te nemen.
2. Je laatste werkdag: Vermeld de datum waarop je van plan bent het bedrijf te verlaten.
3. Een aanbod om te helpen bij de overdracht: Werknemers bieden vaak aan om te helpen bij de overdracht, bijvoorbeeld door een vervanger te werven of te trainen. Zo kunnen zowel de werknemer als de werkgever de situatie met afsluiting, respect en vriendschappelijkheid achter zich laten.
4. Mogelijke vragen: Als je vragen hebt over je laatste salaris of secundaire arbeidsvoorwaarden, vermeld die dan in je brief of e-mail.
5. Je contactgegevens: Vermeld je persoonlijke contactgegevens zodat het bedrijf je gemakkelijk kan bereiken.
6. Je handtekening: Bij een papieren brief moet je handgeschreven handtekening boven je getypte naam staan. Als je een e-mail stuurt, typ je gewoon je naam.

Je werkgever bedanken is een goede manier om op goede en professionele voet uit elkaar te gaan tijdens het hele ontslagproces.

Sjabloon voor een ontslagbrief

Gebruik ons sjabloon voor een ontslagbrief, dat je kunt aanpassen aan je eigen situatie, als je hulp nodig hebt bij het structureren van je ontslagbrief.

Sjabloon voor een ontslagbrief

Moet ik een ontslagbrief of een ontslagmail schrijven?

Hoewel sommige werkgevers een echte ontslagbrief eisen, worden ontslagmails soms ook geaccepteerd.

In een eenvoudige ontslagmail moeten dezelfde gegevens staan als in een brief. Ze moeten informatie bevatten over je ontslag, je verwachte laatste werkdag en je contactgegevens.

Maak een eenvoudig e-mailonderwerp met je naam en het doel van de e-mail in plaats van een kop.

Lees voor meer informatie over de ontslagprocedures van je werkgever ook je personeelsgids. Daarnaast kun je contact opnemen met de afdeling human resources of een vertegenwoordiger daarvan.

Moet ik de volledige opzegtermijn werken?

Je moet tijdens je opzegtermijn werken, hoe lang die ook is, tenzij je werkgever ermee instemt die te laten vervallen.

In je contract staat informatie over je opzegtermijn; zo niet, dan geldt doorgaans een termijn van twee weken tot een maand.

Zorg ervoor dat je alert blijft tijdens je opzegtermijn. Hoewel het verleidelijk is om de laatste weken als een periode te zien om te ontspannen en je minder in te spannen, is dat zelden het geval.

Managers zijn echter gewend dat werknemers komen en gaan, dus verwacht dat je op dezelfde manier wordt behandeld als daarvoor. Het enige wat overblijft is het plannen van een afscheidsfeestje en wachten op de 'sorry dat je weggaat'-kaart; je nieuwe baan wacht.

Positief is dat je:

1. Je reputatie als betrouwbare en professionele werknemer behoudt als men denkt dat je tot je laatste dag je best doet.
2. Voldoende tijd hebt om afscheid te nemen van iedereen en telefoonnummers uit te wisselen met zoveel mogelijk collega's.
3. Je netwerk uitbreidt door van baan te veranderen en sommige voormalige collega's mogelijk vaker tegenkomt dan je verwacht.

Wat moet ik uit mijn ontslagbrief weglaten?

1. Je hoeft geen reden voor je ontslag op te geven, zeker niet als die negatief is. Als je specifieke redenen wilt geven voor je beslissing om ontslag te nemen en wilt zekerstellen dat je het hele proces correct hebt aangepakt, volstaat een persoonlijk gesprek.
2. Klachten of kritiek op het bedrijf, het management of collega's mogen niet in de ontslagbrief worden opgenomen.
3. Het is niet nodig om in je brief te vermelden dat je bij je nieuwe baan een hoger salaris verdient (als dat zo is). Als je hoopt op een tegenbod om je te laten blijven, moet je dat gesprek persoonlijk voeren.
4. Gebruik je brief niet om op te scheppen over hoe geweldig je nieuwe baan of nieuwe kans is of hoe opgewonden je bent om weg te gaan.

Wanneer moet ik mijn ontslagbrief indienen?

De zenuwslopendste fase van het proces is het overhandigen van de geprinte en ondertekende ontslagbrief aan je manager en uitleggen dat je verdergaat naar betere oorden.

Dien de brief in zodra je de formele bevestiging van het aanbod van je nieuwe werkgever hebt ontvangen, want die wil je vast zo snel mogelijk laten starten met je proeftijd zodat je je nieuwe baan kunt beginnen.

Wat is 'tuinverlof' bij ontslag?

Afhankelijk van je functie en de sector waarin je werkt, kan je werkgever vragen dat je 'tuinverlof' opneemt.

Dit houdt in dat een werknemer tijdens de opzegtermijn niet mag werken, zodat hij geen gevoelige commerciële informatie kan verzamelen, vooral als hij vertrekt om bij een concurrent te gaan werken.

Werknemers met tuinverlof blijven hun normale salaris ontvangen en vallen onder de overige normale contractuele verplichtingen tot het verlof eindigt.

Is het nodig om beleefd te zijn bij ontslag?

Je baan opzeggen kan stressvol zijn en we willen allemaal dat het zo soepel mogelijk verloopt.

In sommige extreme gevallen kun je je ontslagbrief echter gebruiken om een punt te maken over waarom je vertrekt, bijvoorbeeld door een toxische cultuur aan te kaarten of te benadrukken hoe het leiderschap van het bedrijf het bedrijf heeft misleid.

Dit is echter riskant. Je hebt natuurlijk het recht om dat te doen, maar wees je ervan bewust dat het golven zal veroorzaken en dat je met de gevolgen zult moeten omgaan.

Dit kan er niet alleen toe leiden dat je geen referentie van deze werkgever krijgt, maar ook tot reputatieschade. Weeg de voor- en nadelen zorgvuldig af en vraag jezelf af: "Is dit de heuvel waarop ik wil sterven?"

Top tips voor het schrijven van een eenvoudige ontslagbrief 

1. Gebruik positieve argumenten. Hoewel je niet verplicht bent je reden voor ontslag te vermelden, kan het de moeite waard zijn om dat wel te doen als het helpt om de klap te verzachten en/of je werkgever te helpen verbeteren.
2. Houd een professionele houding aan. Je ontslagbrief moet altijd professioneel worden geschreven, ongeacht hoe je over je werkgever denkt. Hen bedanken voor de kansen die ze je hebben geboden is een uitstekende manier om je integriteit te behouden (en te voorkomen dat je bruggen verbrandt).
3. Je ontslagbrief moet voldoen aan de standaardregels voor brieven. Hij moet duidelijke alinea's bevatten, gericht zijn aan de juiste persoon en de datum duidelijk vermelden. Bekijk onze sjablonen voor ontslagbrieven om er zeker van te zijn dat je de juiste indeling hebt.
4. Volg de juiste procedure. Het is essentieel om je arbeidsovereenkomst te controleren voordat je je ontslagbrief indient. Zo zorg je ervoor dat je alle zaken dekt en je werkgever voldoende opzegtermijn geeft.

Belangrijkste takeaways

1. Een ontslagbrief bevat je reden voor vertrek, je laatste werkdag en je contactgegevens. Extra informatie kan worden toegevoegd, maar is niet verplicht.
2. Ontslagbrieven kunnen per post of per e-mail worden verstuurd. In sommige gevallen wil je een papieren brief persoonlijk aan een leidinggevende overhandigen.
3. Controleer altijd het ontslagbeleid van je werkgever voordat je de brief opstelt, zodat je op de hoogte bent van de opzegtermijnvereisten.
4. Houd er ook rekening mee dat het bedrijf, ongeacht het opzegtermijnbeleid, het recht heeft om je te vragen op de dag van je ontslag te vertrekken. Met andere woorden: denk goed na over je opzegbrief als je geen gegarandeerde nieuwe baan hebt.
5. Vermijd straattaal of iets anders wat als grof of ongepast kan worden beschouwd. Je kunt je huidige baan voorgoed verlaten, maar de arbeidsmarkt kan een kleine wereld zijn. Het kan genoeg zijn dat één persoon je vorige werkgever belt voor een referentie om je de perfecte baan in de toekomst mis te laten lopen door een gebrek aan beheersing.

Volg onze carrièreblog & carrièreservice om op de hoogte te blijven van het laatste carriereadvies!